中小規模ビル(50人以下)の移転スケジュール例

貴社の移転スタッフとアート引越センターとの入念な打ち合せがとても重要となります。本来の業務になるべく支障を及ぼさない効率のよい移転のために、ぜひ移転作業の流れ(手順)を把握してください。

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3ヶ月前

貴社での移転作業内容

移転チームを組織する
移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。移転チームを中心に社員さま全員が連絡を密にして準備をすすめます。
移転チームスタッフの内容
  1. ・ ビル移転総責任者
  2. ・ PR(社内外)責任者
  3. ・ 書類責任者
  4. ・ 設備・備品責任者
  5. ・ 庶務関係責任者 など
移転日を決定
各部門との調整、同じビルに入る他社のお引越し予定など移転先の条件を考慮。
移転マニュアルの作成
マニュアル作成に関しては下表をご参照ください。
社員さまへの説明会開催
移転マニュアル基本案にもとづき、社員さまや労働組合に説明、合意を得て作業分担を明確にさせます。

アートでの移転作業内容

貴社との打ち合せ
移転が決まったら、まずご連絡ください。ご指定の日にお伺いして移転のご相談を承ります。
貴社移転物の検討
移転物に必要なカートンボックス個数、貴重品・危険物などの有無、コンピュータなどの専門機器の搬出入(専門業者との連携)を調べ、車輌・人員などを算定します。
見積書提出
貴社移転物の検討にもとづいてお見積り書を提出します。

1ヶ月前

貴社での移転作業内容

得意先さまへの連絡
得意先さまへは、あいさつ状とは別にいち早く移転を通知しておきます。このとき移転日の業務予定も明確に知らせます。顧客が幅広い層に及ぶ場合は、新聞などによるパブリシティも必要です。
役所への法的手続き
所在地表示の変更など、役所での転出、転入手続きが必要です。
関連業者さまへの通知
移転あいさつ状を送付します。新ビル所在地、電話番号やファックス番号のほか、移転日の業務についての連絡も必要です。
ビル所有者さまへの通知
賃貸ビルの場合は、その契約、業務委託、保守契約などの解約を予告します。新ビルとの契約締結も完了させておきます。

アートでの移転作業内容

道路状況などの事前確認
貴社および新ビルの道路幅、通行規制、エレベーター利用状況などをあらかじめ調べます。道路交通法では、駐車時の貨物の積み降しは5分以内と定義されていますので、この時間延長を警察と交渉します。また交通が混雑する所では、最適な移動時刻を調査します。
当社用「移転計画書」を作成
貴社の移転計画と同時進行して、当社は次の内容の社内マニュアルを作成します。
  • 1. 移動物量に応じてムダなく所定時間内に完了するための必要十分な人員割出し
  • 2. 建物・道路条件などを考慮したスムーズな搬出入方法
  • 3. 交通整理と調整
  • 4. 貴金属・専門機器などの別便搬出計画
  • 5. 廃棄物の処理方法

14日前

貴社での移転作業内容

郵便局、NTTへの通知
郵便局、NTTなど(電話・ファクシミリ)、ガス、水道、電気などの移転手続きをします。新聞や書籍などの定期購読物も変更手続きをします。
庶務関係の手続き
  • 1. 新名刺の作成
  • 2. 封筒・便せん・ゴム印の作成
  • 3. 社員さまの定期券の切り替え
移転説明会開催
無秩序な移転は後々の整理、再配置の混乱を招きます。移転チーム、各部門ご担当者さま間で途中経過を確認し、マニュアルの決定版を全社員さまに配布。十分な説明と指示を徹底させることが大切です。

アートでの移転作業内容

資材搬入
移転に必要な運搬用の台車、エレベーターなどの損傷防止用資材を搬入します。
所轄警察への届出
貨物の積み降しなど移転の届け出を済ませます。
社内最終打合せ
移転計画における貴社との打ち合せの内容の変更などを調整します。

前日

貴社での移転作業内容

前日までに全ての移転準備を完了します。
(小物、書類梱包など)

アートでの移転作業内容

各種工事
電話配線、エアコン取り替え、カーペット敷き込みなど。電気設備からインテリアまで搬入前後の各種工事もおまかせください。

当日

貴社での移転作業内容

搬出・搬入の指示
新ビル内の所定位置まで当社が移送しますので、当社スタッフにご指示ください。開始、搬入完了のチェックをお願いします。
開梱と棚入れ
混入や紛失を防ぐため、開梱と棚入れは貴社でお願いします。
機器類の固定、組立
専門業者(当社にご依頼の場合は当社)もしくは貴社でおこなっていただきます。

アートでの移転作業内容

搬出・搬入
  • 1. 搬出チーム・搬入チーム
  • 2. エレベーターチーム
  • 3. 車輌積込み・積み降しチーム
の3チームに分かれ、効率よく作業を進めます。作業終了は部門ごとに貴社責任者さまにご報告し確認していただきます。
警備・保安
専任チームを編成し盗難、事故、破損を防ぎます。雨天や夜間作業は諸状況を判断した上で決定します。

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移転マニュアル作成について

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